멀티 데이타베이스의 서포트와 자동 데이타베이스 관리의 서포트 Multiple database support and ‘automatic’ database management support
메일은 복수의 데이타베이스에 어카이브(archive) 할 수 있습니다. 이 때문에, 단일의 대규모 데이타베이스를 사용했을 경우에 속도가 늦어져, 빈번한 유지보수가 필요하게 되는 문제를 피할 수 있습니다. GFI MailArchiver 에서는, 예를 들어 1 개월 또는 4분기와 같이, 일정시간이 경과한 시점에서 새로운 데이타베이스에 메일을 자동적으로 어카이브(archive) 하도록 설정할 수 있습니다

이메일 저장 공간을 획기적으로 절약Reduce email storage requirements

GFI MailArchiver는 온라인 상에서 첨부 파일을 압축하고 압축을 풀기 때문에 Exchange Store에 첨부 파일을 저장하는 것보다 상대적으로 스토리지의 공간을 절약할 수 있습니다.게다가 DataBase에 이메일을 저장하는 것은 PST 파일에 이메일을 저장하는 것보다 최대 80% 이상의 공간 효율성을 가지며, 이메일 데이터의 백업을 위해서는 Exchage 데이터보다 더 효율적인 DataBase에 대한 백업관리와 정책만 관리하면 된다는 장점을 제공합니다. 또한 동일한 내용에 대해 다중의 계정으로 보내진 메일에 대해서는 단일의 첨부파일만 선별 저장하므로 Storage 공간 사용이 효율적입니다.

PST 관리의 문제로부터 해방 End PST hell

GFI MailArchiver for Exchange를 이용하면, 자신의 메일을 로컬 하드 디스크상의 PST 파일을 저장(archive) 할 필요가 없어집니다. 이제 더 이상 PST 파일의 과잉상태로 인해 백업을 하거나 검색을 하는데 있어서 곤란을 겪지 않아도 됩니다. PST 파일의 관리는 전적으로 각각 메일 계정의 사용자들이 할 몫이지만 대부분은 어떻게 관리해야 할지 모르고, 또한 Exchange 서버 관리자는 제한된 저장공간에서 많은 사용자들에게 계정 할당을 위해서 PST 크기를 제한할 수 밖에 없으며, 이에 따라 많은 사용자들은 관리자에게 항의를 하는 악순환이 되풀이 되고 있습니다. GFI MailArchiver는 이러한 문제들에 대한 최적의 해결책입니다. 유저는 Web 검색 인터페이스로 볼 수 있고, 데이타베이스로부터 과거의 전자 메일을 찾을 수 있습니다. 특정의 메일을 찾아내기 위해서 디스크상의 PST 파일을 조사할 필요는 없습니다.

메일의 보관 정책과 분류 정책에 맞추어 정책을 설정Set up email retention and categorization policies

메일 아카이브(archive)는 막연하지만, 메일을 무기한 보관 유지하는 것은 고액의 비용이 들기 때문에, 메일 보관 정책의 설정은 지극히 중요합니다. GFI MailArchiver 에서는, 일정한 시간이 경과한 후 1 이상의 메일을 삭제하는 룰을 설정할 수 있습니다.예를 들어, 마케팅 부로부터 송신된 메일 중 7 년을 경과한 것을 모두 삭제 하는 설정이 가능합니다. 또 GFI MailArchiver 에서는, 특정의 조건을 채우는 메일에 라벨을 붙여 메일을 분류할 수도 있습니다. 예를 들어 CEO 메일인 경우 자동으로[CEO] 라벨을 붙일수 있습니다.

Sarbanes-Oxley 규정 준수를 위한 정책 제공

해외에서는 Sarbanes-Oxley Act 2002와 SEC(Security and Exchange Commission)규정에 따라,공기업은 반드시 그들의 내부사정과 회계 감사기록이 건실하며 또한 그들의 업무 과정이 보증된 정확한 데이터를 생산할 수 있는 능력을 가졌다는 것을 증명해야만 합니다. 기업은 7년동안 '공기업의 회계감사나 재검토와 관련된 그 모든' 범위 내에서 제작했거나, 발송했거나, 혹은 수신한 모든 데이터가 일치되도록 유지해야만 하는데 이 기간 동안의 모든 기록들은 삭제될 수 없으며 또한 수정될 수도 없습니다. 이러한 규정에는 '전자문서 기록' 도 해당이 되는데, 예를 들어 회계감사 과정과 연관된 개인이나 부서, 심지어 특정 주제와 관련된 내용을 담고 있는 모든 이메일도 이 규정에 따라야만 합니다. 해외에서는 이러한 규정의 불이행시 범죄로 간주되어 최고 10년형의 법적 제재를 받을 수 있습니다.

다른 법령·규정의 준수도 지원 Helps to comply to other acts and regulations
GFI MailArchiver는, E-Comm Act 2000, BS7799-2:2002, Enterprise Act 2002, Decreto del
Presidente del Consiglio dei Ministri (8 febbraio 1999)등의 준수에도 도움이 되는 유용한 툴입니다.

Give viewing rights and exempt users from archiving email

GFI MailArchiver allows you to grant a user viewing rights to all email relating to a specific Active Directory Group, for example, the Sales Manager would be able to view all emails sent or received by his team. Also, if required, you can instruct GFI MailArchiver for Exchange not to archive email to/from particular users, for instance it is possible not to archive emails sent to/from the HR Manager.

Collect and archive emails in one geographical location

GFI MailArchiver provides the possibility of centralizing email archiving to one physical location by polling emails from multiple locations. For example, an organization that operates in the US, UK and Australia may want to archive email of all offices centrally in one location – the US office.